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签到簿的作用是帮助了解到会人员的多少，分别是谁，一方面使会议组织者能够查明是否有人缺席，另一方面能够使会议组织者根据签到簿安排下一步的工作，比如就餐、住宿等。印刷名册可以方便会议的主席和与会人员尽快地掌握各位参加会议的人员的相关资料，加深了解，彼此熟悉。
典晚会作为宴会活动中的一种，活动初期要成立专门的活动小组开会讨论，确定活动方案，后落地执行，典晚会策划要想确保活动能够照计划进行，是提前一个月就开始准备典晚会所需物品及人员，典晚会策划中每一步都要及时沟通，细化每一块的工作安排，提前做好准备工作，确保典晚会的正常进行。
一个活动的主题就就好比一个人的灵魂，好的主题能传达一场活动想要表达的、一个企业的核心理念，在确定活动主题时，应该环绕公司过去的发展以及对未来的展望来定。除此了这些，还要提前确定活动的时间、地点、人数、需要邀请的嘉宾（如果需要，要邀请的媒体也要提前确定）。