集团电话具有“外线扩展”的性能，话机数为外线数的2～4倍，提高了外线利用率。此外，有的集团电话还具有会议电话、缩位拨号、热线、群呼、广播、遇忙回叫、呼叫转移、呼出限制、呼叫等待、内线保密、外线保密、停电自动转移等多种特殊业务性能。
接入集团电话中常用分机种类：
普通分机
可安装普通分机，所使用的大多数电话机及传真机可安装在集团电话中。
数字分机
各品牌电话系统中专用的数字分机（主要起编程作用及特殊功能实现,家用普通话机不可接入此类型分机端口中）。
安装集团电话的好处：内部之间的通话可以不经过上级市话局，从而减轻了市话局及其到用户交换机中继线的话务量和投资。安装集团电话设备，为贵公司每一名员工安排一部分机，外线打入由前台(或电脑话务员)进行信息处理，这样在节约费用的同时，对于外线打入者也会以快的速度与要联系的人联系上。如没有安装集团电话，这样您很可能失掉了一次在时间与您的客户联系的机会;这项工作交给集团电话来处理，在分机占线或无人接听时集团电话会按您的需要把电话转到另一处分机;如您安装了语音信箱设备，会把此电话转到您自已的信箱中让客户留言。多种情况下您对直线电话的管理只能凭借您的员工的自觉性，话费管理也是集团电话的一大功能：它会按您的安排为每一分机安排一个密码，如果您离开座席，不知道密码的人无法使用您的分机。安装计费功能后，您也可对电话费用管理提出您新的看法来。计费系统会告诉您哪一位员工所打的电话费用多或少，打出的电话号码及总费用。
集团电话：一种特殊用途的交换设备。一般由外线与分机构成。它有若干电话共用一条外线，适用于中、小型企业，也可用于住宅和秘书电话。集团电话交换机一般不需要专职的话务员和维护人员。当外线呼入时，可由任一部电话应答，并可以转给所需的被叫。它具有的功能一般有：会议电话、缩位拨号、热线服务、群呼、遇忙回叫、呼叫转移、呼出限制、呼叫等待、停电自动转移等功能。是现代化办公中常用的通讯管理手段,使电话管理者可集团性管理外线来电与内线呼出。